Breddle unterstützt öffentliche Auftraggeber dabei, eingehende Informationen systematisch zu erfassen, einzuordnen und nachvollziehbar vorzubereiten. Ziel ist es, Arbeitsanlässe aus E-Mails und Dokumenten frühzeitig sichtbar zu machen, ohne bestehende Fachverfahren zu ersetzen oder Entscheidungshoheit zu automatisieren. Breddle versteht sich als unterstützende Vorstufe innerhalb bestehender Verwaltungsabläufe.
Warum Breddle
- Arbeitseingang klären – Erkennt zuverlässig, wo aus E-Mails und Anhängen tatsächlich Arbeit entsteht.
- Zentrale Übersicht schaffen – Bündelt entstehende Aufgaben an einem Ort und verhindert Informationsverluste.
- Nachvollziehbar vorbereiten – Unterstützt Priorisierung und Zuständigkeiten, ohne Entscheidungen zu automatisieren.
- Bestehende Systeme ergänzen – Funktioniert vorgelagert zu Tickets, Aufgaben- und Projekttools.
- Ruhe im Arbeitsalltag – Reduziert Nachfragen, Eskalationen und unnötige Unterbrechungen.
Anwendungsbereich und Zielgruppe
Breddle richtet sich an öffentliche Organisationen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene sowie an öffentliche Einrichtungen, Hochschulen, Zweckverbände und projektbasierte Organisationen. Angesprochen werden insbesondere Fachbereiche und Organisationseinheiten, in denen Arbeitsaufträge, Anfragen oder Abstimmungen überwiegend über E-Mail-Kommunikation und unstrukturierte Dokumente entstehen. Die Lösung ist branchenneutral einsetzbar und eignet sich sowohl für kleinere Verwaltungseinheiten als auch für größere Organisationen mit dezentralen Zuständigkeiten.
Ausgangssituation in öffentlichen Organisationen
In vielen öffentlichen Einrichtungen entstehen Arbeitsaufträge nicht ausschließlich über strukturierte Fachverfahren, sondern häufig über E-Mails, Anhänge, interne Weiterleitungen oder informelle Abstimmungen. Diese Informationen enthalten relevante Arbeitsanlässe, werden jedoch nicht immer systematisch als solche erkannt oder dokumentiert. Gleichzeitig bestehen hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Dokumentation und Zuständigkeitsklärung. Begrenzte personelle Ressourcen und komplexe Abstimmungswege verstärken das Risiko, dass Aufgaben verspätet erkannt oder mehrfach bearbeitet werden. Die Herausforderung liegt dabei weniger in fehlender Digitalisierung als in fehlender Struktur am Eingang der Arbeit.
Zielbild und Lösungsansatz
Strukturierte Unterstützung bestehender Abläufe
Breddle setzt vor bestehenden Fachanwendungen an und unterstützt den Arbeitseingang, ohne etablierte Systeme zu ersetzen. Eingehende Informationen werden analysiert und als potenzielle Arbeitsanlässe strukturiert dargestellt. Dadurch entsteht frühzeitig Klarheit darüber, wo Handlungsbedarf besteht.
Nachvollziehbarkeit und Dokumentation
Alle erkannten Arbeitseinträge sind transparent nachvollziehbar. Herkunft, Zeitpunkt, Inhalt und empfohlene Priorisierung bleiben jederzeit einsehbar. Dies unterstützt interne Dokumentationspflichten und erleichtert fachliche Abstimmungen.
Anpassbarkeit an verwaltungsinterne Vorgaben
Breddle lässt sich an organisatorische Rahmenbedingungen anpassen, ohne starre Prozesslogiken zu erzwingen. Zuständigkeiten und Prioritäten können geprüft und manuell festgelegt werden, sodass bestehende Entscheidungsstrukturen erhalten bleiben.
Abgrenzung und Einordnung
Breddle ist keine Fachanwendung, kein Dokumentenmanagementsystem und kein Ersatz für ERP-, DMS- oder Vorgangsbearbeitungssysteme. Die Lösung trifft keine autonomen Entscheidungen und übernimmt keine behördliche Verantwortung. Breddle unterstützt ausschließlich bei der Vorbereitung, Strukturierung und Sichtbarmachung von Arbeit und verbleibt damit klar unterhalb der Entscheidungsebene. Diese Abgrenzung ist bewusst gewählt, um rechtliche, organisatorische und vergaberechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Typische Einsatzkontexte
Verwaltungsinterne Prozesse
Unterstützung bei der Erkennung und Vorbereitung von Arbeitsaufträgen aus internen E-Mails, Weiterleitungen oder Dokumenten.
Fachbereichsübergreifende Abläufe
Transparente Darstellung von Arbeitsanlässen, die mehrere Organisationseinheiten betreffen, ohne Zuständigkeiten vorwegzunehmen.
Dokumentations- und Nachweispflichten
Frühzeitige Sichtbarkeit relevanter Vorgänge erleichtert Nachvollziehbarkeit, Auskunftsfähigkeit und interne Prüfprozesse.
Datenschutz, IT-Sicherheit und Verantwortung
Breddle ist für den Einsatz im europäischen Rechtsraum konzipiert und berücksichtigt die Anforderungen der DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt nachvollziehbar, zweckgebunden und mit klarer Trennung von Verantwortung. Die Lösung ist als unterstützendes System ausgelegt und vermeidet Blackbox-Mechanismen. Entscheidungen bleiben stets bei den zuständigen Stellen. Technische und organisatorische Maßnahmen können dokumentiert und in bestehende Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzepte integriert werden.
Einführung, Betrieb und Zusammenarbeit
Die Einführung von Breddle erfolgt schrittweise und in enger Abstimmung mit IT, Datenschutz und Fachbereichen. Ein Pilotbetrieb ist möglich, um Nutzen und Passung im laufenden Betrieb zu prüfen. Breddle erfordert keine tiefgreifenden Systemumstellungen und kann parallel zu bestehenden Anwendungen betrieben werden. Ziel ist eine realistische, risikoarme Einführung ohne operative Unterbrechungen.
Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
Breddle unterstützt revisionsfeste Arbeitsweisen durch transparente Protokollierung erkannter Arbeitseinträge und nachvollziehbare Vorschläge. Alle relevanten Informationen bleiben prüfbar und können für interne Auswertungen oder externe Prüfungen herangezogen werden. Die Lösung ist damit auch für Förder- und Projektkontexte geeignet, in denen Transparenz und Dokumentation eine zentrale Rolle spielen. Eine verbindliche Einordnung finden Sie in unserer KI-Referenz.
Häufige Fragen öffentlicher Auftraggeber
Wie wird die Entscheidungsverantwortung geregelt?
Breddle trifft keine Entscheidungen. Die Lösung bereitet Informationen vor und macht Arbeitsanlässe sichtbar. Die Verantwortung verbleibt vollständig bei den zuständigen Organisationseinheiten.
Welche Daten werden verarbeitet?
Verarbeitet werden ausschließlich die Inhalte, die erforderlich sind, um Arbeitsanlässe zu erkennen und darzustellen. Umfang und Zweck der Verarbeitung sind transparent dokumentiert.
Ist ein Pilotbetrieb möglich?
Ja. Breddle kann in einem klar abgegrenzten Pilotbetrieb eingesetzt werden, um Eignung und Nutzen vor einer breiteren Einführung zu prüfen.
Ersetzt Breddle bestehende Fachverfahren?
Nein. Breddle ergänzt bestehende Systeme, indem es den Arbeitseingang strukturiert und vorbereitet.
Ist die Lösung vergabefähig einsetzbar?
Breddle ist sachlich, prüfbar und ohne Marketingüberhöhung formuliert und eignet sich als unterstützende Softwarekomponente im Vergabekontext.
Kontakt und weitere Informationen
Für einen fachlichen Austausch im Rahmen von Projekten, Pilotvorhaben oder Vergabeverfahren stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Gerne stellen wir ergänzende Unterlagen, technische Beschreibungen oder Datenschutzinformationen bereit, um eine fundierte Bewertung zu ermöglichen.
